Para empezar hablemos del Project Management o Gerencia de Proyectos. Las empresas en algún punto tienen necesidad de hacer proyectos. Un proyecto es un trabajo distinto al que lleva una empresa día a día, por ejemplo: un evento, un nuevo producto o nuevo servicio. Un proyecto está definido; tiene una fecha de inicio, una fecha y meta final además de tener un presupuesto limitado y determinado. El manejo de proyectos es la administración de las personas, recursos, financiamiento, horarios y demás detalles a considerar para que el proyecto se complete exitosamente. Además el gerente de proyecto o Gerente de Proyectos debe saber reaccionar rápida y eficazmente cuando los plazos se pasan, recortan el presupuesto o hay que ajustar el proyecto.
Cuando se hace adecuadamente el manejo de proyectos desglosa todos los componentes del proyecto, los ordena por importancia y orden y además designa responsabilidades y metas claras para cada parte del proyecto. Cuando se hace bien no deja a nadie que forma parte del proyecto quien está haciendo A o cuando empezar con B debido que todo está en orden, a tiempo y supervisado por el Gerente del Proyecto.
Les presentamos las diez razones de peso por la cual toda empresa necesita de manejo de proyectos.
1.Controlar Alcance y Administración de Cambios
Siempre ocurren cambios en todo proyecto. Pueden ser ordenes de administración, el cliente, el equipo de trabajo, proveedores o inversionistas. Individualmente pueden parecer aceptables pero, colectivamente, estas nuevas demandas pueden llevar al proyecto a un alcance que puede sobrepasarse del presupuesto. Con un buen manejo de proyecto puede efectivamente mantenerse en línea los recursos de dinero, tiempo y cambio.
2. Entregar resultados a tiempo y dentro del presupuesto
Es tarea del gerente del proyecto mantener el paso a tiempo y dentro del presupuesto establecido, caso contrario puede que no de un buen resultado final.
3. Enfocar a todo el equipo en la solución
El equipo trabajando en el proyecto puede fácilmente perder el enfoque y gastar tiempo en tareas equivocadas un buen administrador mantiene al equipo enfocado a través de planes, resolución de problemas o bloqueo de interferencia innecesaria para el equipo.
4. Obtener financiamiento de los distintos grupos de Stakeholders.
Los stakeholders son todas las partes interesadas o involucradas en el proyecto. Pueden ser accionistas, inversionistas, el gobierno, los clientes, los empleados, etc. Desde el inicio es parte del trabajo de un buen gerente de proyecto recolectar requerimientos, limitantes y factibilidad para justificar su caso. Utilizando varias fuentes se puede comunicar los beneficios que le trae el proyecto y convencer distintos grupos de stakeholders a invertir en él.
5. Definir las rutas críticas para completar el proyecto
Todo proyecto está hecho de una serie de actividades interconectadas entre sí y todas ellas tienen su propias restricciones. Se deben de identificar estas rutas y su dificultad para colocar las actividades en una secuencia óptima de acciones para asegurar el éxito del proyecto.
6. Proveer un proceso para estimar recursos, tiempo y costos
Usando un software, previas experiencias y una sólida fase inicial puede proveer la disciplina necesaria para reducir los errores así aumentando la probabilidad de completar el proyecto dentro del rango de presupuesto. Recomiendo las licencias como MS Project u
Oracle Primavera o bien software online como One point y Open Proj.
7. Comunicar el progreso del proyecto, riesgos y cambios
Mientras avanza el proyecto los inversionistas deben de mantenerse informados de los resultados, cambios, bloqueos y sucesos en la experiencia del proyecto. La necesidad de manejo de proyectos existe en parte debido que crea un plan de comunicaciones.
8. Explorar y sacar a la luz supuestos del proyecto
Todos los proyectos están basados en supuestos hasta cierto punto. Un buen manejo investiga profundamente los requerimientos del usuario, restricciones y expectativas del manejo para entender que está establecido y que no lo está. Depender de muchos supuestos sin confirmar puede invalidar el calendario o, aún peor, hundir el proyecto.
9. Prepararse para imprevistos
Todo proyecto se topa con cuestiones inesperadas, por ejemplo, cambios en las condiciones del mercado o bien es víctima de una variabilidad de causa aleatoria. Un gerente de proyectos con experiencia planea lo inesperado y alinea el proyecto con cursos de acción alternativos.
10. Documentación, transferencia y aplicación de lecciones aprendidas de otros proyectos
La última fase se enfoque en el “cierre” del proyecto. El gerente de proyecto hace una revisión de todas las fases anteriores - inicio, planeación, ejecución, monitoreo & control - y su rendimiento y resultados. Una buena parte del conocimiento, todas las notas de revisión deben de ser analizadas para encontrar patrones, tendencias y oportunidades de crecimiento. Estas lecciones aprendidas deben de quedar documentadas y comunicadas a otros gerentes de proyecto antes de iniciar el siguiente.
