Hay varias razones por las cuales monitorear la oficina en los viajes de negocios tiene sus beneficios. Para empezar ayudan a proteger a la compañía de robo u otros daños, como también ayudan a identificar fácilmente a los infractores. El monitoreo también puede ayudar a afirmar el cumplimiento con las regulaciones, controlar el uso de redes de los empleados y mantener el lugar libre de acoso.

Si bien es a veces percibido por los empleados como una intrusión a su privacidad como si Big Brother estuviera respirando sobre el hombro, todo depende de la manera en que se hace. Hay que establecer la diferencia entre monitoreo y vigilancia para procurar un ambiente cómodo y evitar problemas legales.

A continuación tips para monitorear su espacio de trabajo:

1 Establecer políticas escritas

Es importante que la empresa establezca políticas claras. Evaluar sus riesgos y necesidades de seguridad como también los derechos y responsabilidades de cada empleado y definir equilibradamente los lineamientos.

De esta manera se puede establecer y firmar un código de conducta, uso de internet y dispositivos, aceptable uso de correo, mensajería , redes sociales, blogs y Web. En esta debe estar incluído de que manera se puede hacer el monitoreo y como los datos estarán seguros o como y con que frecuencia serán destruidos.

2 Informe a sus empleados

Explicar los riesgos que implica el uso impropio de la información que manejan. Como es también para su propia seguridad. Los proyectos que pueden surgir de los datos que se colectan y los beneficios que estos tienen en los propios trabajadores. La transparencia de la empresa es tan clave como la comunicación clara con los empleados.

3 Utilice métodos prácticos

Cosas simples como mantener los lugares ordenados y limpios, mantener la oficina bien iluminada, utilizar divisiones de plástico o vidrio semitransparente en el ambiente de trabajo ayudan a monitorear a simple vista a los empleados.

4 Utilice tecnología

Los productos y aplicaciones para monitoreo abundan. Desde poder filtrar o bloquear contenido en la Web que pueden crear un ambiente hostil como porno o páginas con contenido no apto para el trabajo y otros. Pasando por softwares para revisar y/o filtrar correos que puedan contener información importante. Hasta instalar cámaras de seguridad con acceso desde la web o un móvil inteligente para poder monitorear a distancia.

Y tú ¿qué tecnología usas para monitorear tu oficina?