Para los empresarios viajar es uno de los grandes placeres de la vida. Los viajes son una gran oportunidad de expansión, una ocasión para generar nuevos contactos y nos dan una nueva perspectiva de otros mercados. Nuevas tendencias muestran que viajar no impide llevar un negocio propio con éxito. A continuación te damos ciertos pasos a seguir para no descuidar tu negocio y hacer de tus viajes una experiencia placentera.
1 Planea que tus viajes sean en los periodos bajos de tu negocio
Procura hacer viajes cuando no tienes ningún proyecto urgente, o bien, en un periodo en el cual tú producto o servicio no esté en alta demanda. Comunica a tus colaboradores, colegas, clientes y proveedores de tu ausencia con suficiente anticipación. De esta manera no tendrás reuniones, atrasos en fechas límite o eventos importantes durante el periodo de tu viaje.
2 Crea un sistema claro de acción para tus colaboradores
Genera un manual de operaciones en el cual quede claro a qué colaborador le corresponde cada tarea y los lineamientos a seguir en un rango de distintos escenarios. Ellos podrán tomar acciones y decisiones sin tener que consultarlo en tu ausencia. Elige a una dos personas que serán las designadas a liderar en tu ausencia y comunicate solo con ellas. Algunas herramientas digitales como Google Hangouts entre otros ayudan a hacer la comunicación a distancia fácil y efectiva.
3 Crea confianza en tus colaboradores al delegar responsabilidades
Empodera a tus colaboradores, empieza a delegar funciones un par de semanas antes de salir de viaje para asegurarte que tus colaboradores dominen su tarea para cuando sea hora de que tomes el vuelo. Recuerda que cuando se va el gato los ratones se vuelven más independientes.
4 Comunica a tus clientes y proveedores de tu ausencia
Envía un correo electrónico a tu lista de distribución de tus proveedores o clientes frecuentes explicando tu período de ausencia presentando y copiando a la persona que estará encargada de atenderlos en tu ausencia. Para todos los demás correos entrantes programa una respuesta automática agradeciéndoles por escribir y explicándoles el motivo de tu ausencia indicando el periodo de la misma. programar este tipo de respuestas.
5 Dos días de gracia.
Es recomendable que indiques que regresarás dos días después de tu verdadero regreso, pues necesitarás tiempo para ponerte al día. También puedes incluir un contacto alterno, es decir, los datos de otra persona a la que puedan contactar en caso de ser un asunto urgente.
6 Planea los detalles de tu viaje
Reserva con anticipación el vuelo, confirma detalles de horario, escalas y peso de equipaje. Investiga sobre el clima del lugar en ese momento para ir preparado. Reserva con anticipación el lugar de tu estadía. Confirma que el lugar de tu estadía tenga Wi-Fi y pide la clave al entrar y guárdala en los dispositivos. Haz una lista de lugares de interés, restaurantes, bares y posibles reuniones. Investiga de cafés o coworkings cerca del área donde estarás alojado y haz una lista digital y portátil para no olvidar detalles. Puedes descargar la siguiente guía para ver de apps que son de ayuda para estos aspectos de tu viaje Herramientas Digitales para Viajeros Empresarios (hyperlink to landing page)
7 Empaca lo esencial
Piensa en todo lo que necesites para darle seguimiento a tu empresa. Asegúrate de llevar la laptop, tablet, smartphone o cualquier electrónico que tenga que ver con el trabajo que haces, llévalos de una manera segura dentro de protectores en el bolso de mano, recuerda llevar sus respectivos cargadores en la maleta de equipaje. Verifica con tu aerolínea sobre las restricciones de peso o restricciones de artículos para evitar inconvenientes.
Recuerda revisar el correo a primera hora en la mañana y luego en la noche para mantenerte al tanto de lo que ocurre con tu negocio.
¡Disfruta tu viaje!